Mesmo já trabalhando alguns dias por semana de casa, a pandemia trouxe novos desafios para organizar o fluxo de tarefas entre a equipe do Movimento Arredondar e de muitas outras ONGs. Para estruturar esse novo formato de escritório 100% online, buscamos novas ferramentas e testamos as novas funcionalidades. Uma delas foi a assinatura eletrônica de documentos (contratos, termos de voluntariado, atas) da Clicksign, parceiro que apoia o Arredondar oferecendo um plano gratuito. Convidamos eles para falar mais dessas ferramentas que fazem o nosso trabalho remoto acontecer.
Guest post: Clicksign destaca funcionalidades gratuitas e dicas para o seu escritório online
Depois de passar por um período de isolamento social, descobrimos que precisamos estar preparado para funcionar online e encontrar caminhos para melhorar a organização e a produtividade à distância. Então, a notícia boa é que existem muitas ferramentas para tornar esse desafio mais fácil e rápido para funcionários, clientes, parceiros e voluntários. Esse é o segredo de tantas empresas e startups para conseguir reunir, remotamente, colaboradores de vários escritórios pelo mundo.
Neste artigo, vamos apresentar três ferramentas que você deveria considerar para trabalhar à distância:
1. Slack é o aliado da comunicação entre a equipe. Como um escritório virtual para reunir pessoas, informações e até criar “salas” ou canais para falar de temas diferentes em grupos diferentes.
Essa é uma ferramenta com mais de 12 milhões de usuários, utilizada por empresas de todos os tamanhos. Na versão gratuita, a plataforma tem limite para armazenamento de conversas antigas, mas facilita pesquisar assuntos nas conversas, fixar mensagens e fixar arquivos compartilhados pela ferramenta como um guia para toda a equipe.
A plataforma que já era integrada com o Google Drive, permitindo a visualização de comentários nos documentos compartilhados, agora funciona conectado com o Google Calendar. As notificações de reunião e links do meet aparecem lá e o status de cada participante pode ser atualizado automaticamente quando confirmar a reunião.
2. Trello é uma das ferramentas de gestão mais indicadas para organizar distribuição, prazos, status e entrega de tarefas da sua equipe e voluntários.
Entre as suas funcionalidades estão quadros, listas e cartões, que possibilitam organizar e priorizar projetos de uma forma muito flexível. É possível adicionar comentários, anexar arquivos, criar colunas com tarefas para cada etapa do planejamento organizar as atividades por data de entrega.
O Trello pode ser sincronizado em todos os seus dispositivos com acesso à internet. E é uma alternativa para organizar o planejamento de conteúdo de comunicação e as atividades de voluntários, por exemplo.
Quando as tarefas possuem data de entrega, a ferramenta tem a opção de visualizar as entregas em um calendário. É possível criar um quadro para diferentes áreas ou necessidade: administrativo, comunicação, voluntariado, etc.
3. Clicksign é a ferramenta de assinatura eletrônica que possibilita organização e armazenamento dos documentos assinados. Qualquer tipo de documento, desde atas até contratos, pode ser assinado online, facilitando a coleta de assinaturas de várias pessoas, simultaneamente.
Não existe mais a necessidade de imprimir várias folhas nem gastar com serviços de entrega ou postagem. É tudo feito online e em poucos passos. O documento pode ser enviado por e-mail ou SMS, inserindo dados como data de nascimento, cpf e que tipo de assinatura está sendo pedida. Basta ter um dispositivo com acesso à internet para validar a assinatura com um token.
Outra funcionalidade é fazer a gestão dos documentos diretamente pela plataforma, com lembretes sobre o prazo para assinar ou alertas sobre quando a validade do contrato está próxima de vencer.
Gratuidade: O plano Nano, que permite apenas 1 usuário, possui assinatura gratuita de até 3 documentos finalizados a cada 30 dias. Após esse limite, é cobrado R$ 7,00 por exceden[t]e. E o valor arrecadado é automaticamente revertido para algumas instituições apoiadas pela Clicksign: Associação Cruz Verde, Casa Hope, Doutores da Alegria, Hospital de Amor e Passos da Criança. Saiba mais
Esse artigo foi escrito por Clicksign em parceria com Movimento Arredondar
Publicado em 22 de Outubro de 2020
