É hora de pensar coletivamente! A partir de 16/03, o time do Arredondar adota o home office por período indeterminado, seguindo as recomendações da Prefeitura da Cidade de São Paulo e OMS – Organização Mundial de Saúde sobre as medidas preventivas para evitar maior disseminação do coronavírus (COVID-19).
O trabalho remoto já faz parte da nossa cultura. E baseados nessa experiência, seguem algumas dicas para um escritório virtual humano e produtivo.
COMUNICAÇÃO COM A EQUIPE
Slack: é a ferramenta que escolhemos para chat, criação de canais entre membros da equipe, compartilhamento de arquivos e status de atividades. Algumas das funcionalidades que mais utilizamos.
Funcionalidade de status: importantes para sinalizar quando estamos em reunião, horário de almoço, deslocamento ou hiper focadas em alguma tarefa. Essa comunicação ajuda a alinhar expectativas de tempo de resposta.
Canais: é possível formar canais para discutir temas específicos ou para áreas, criar chats em grupos e seguir threads do time.
Ligação: um desafio do trabalho remoto em time é a ambiguidade gerada pela comunicação estritamente escrita. Algumas perguntas podem soar como uma cobrança ansiosa. Quando a comunicação não está fluindo, a ferramenta permite ligar.
Pin: para facilitar a organização, criamos um mapa de conhecimento com links para os documentos mais acessados de cada área. Dada a relevância desse arquivo, ele aparece fixado tornando fácil acessar esse material.
Zoom (na versão gratuita, tem limitação de 40 minutos por chamada) ou Hangouts (disponível para usuários Gmail): além de quebrar a sensação de isolamento, as reuniões por videoconferência melhoram a fluidez das conversas e permitem uma troca positiva. Assim como nas presenciais, é importante que cada pessoa se prepare.
Aqui no Arredondar, utilizamos os primeiros momentos das reuniões de time para saber como cada um está se sentindo. É um momento para ver e ouvir cada pessoa, oferecer uma escuta ativa e empática aos anseios pessoais. O cuidado emocional é fundamental em tempos tão desafiadores!
Iniciamos sempre 5 minutos antes do horário marcado, assim todos conseguem testar áudio e vídeo, evitando atrasos por problemas técnicos.
Estimulamos que todos participem da reunião com vídeo. Ver outras pessoas faz com que a equipe sinta-se mais próxima, animada; a comunicação é mais fluída.
PLANEJAMENTO E COORDENAÇÃO DE TAREFAS
Trello (gratuito): reunimos em cards as nossas metas e entregas. Toda a equipe acessa diariamente para atualizar o status e a evolução de cada frente. Optamos por concentrar a comunicação sobre o andamento ou bloqueio da tarefa nos próprios cartões.
Miro (gratuito): quando começamos a trabalhar remotamente, uma das maiores dificuldades era a necessidade de colocar post its na parede e rabiscar planejamentos e mapeamento de fluxo. Essa ferramenta parece uma lousa, permitindo adicionar infinitos post-its e templates. E o melhor: é colaborativa e funciona em tempo real.
Agenda Google (gratuito, a depender do número de usuários): está sempre atualizada com o horário de trabalho de cada um. Permite uma melhor coordenação para reuniões e expectativa de tempo de respostas.
Google Drive (gratuito, a depender do número de usuários): o escritório remoto precisa de uma base de documentos na nuvem. Isso permite a construção e revisão colaborativa de documentos em tempo real.
Whatsapp: evitamos ao máximo utilizar. Deixamos a ferramenta mais popular para uso pessoal. Só é utilizada se o contato for urgente e fora do horário de expediente quando a equipe estaria offline.
ÚLTIMAS DICAS
O uso de ferramentas não é algo estático. É importante implementar aos poucos e dar um tempo para que elas possam funcionar. Nós costumamos revisar o nosso uso de ferramentas mensalmente, fazendo adaptações e melhorias, nas reuniões de time.
Mesmo online, não deixem de compartilhar e comemorar as pequenas e grandes vitórias, assim como os desafios do dia a dia.
Trabalhar de casa pode exigir mais organização. É tão importante planejar as tarefas quanto os momentos de pausa. Tomar um café, circular pela casa, fazer um exercício (mesmo que em casa), cozinhar, meditar. Afinal, no escritório, esses espaços de descanso acontecem naturalmente .
Por fim, trabalho remoto exige, mais do que tudo, confiança. Essa é a hora de praticarmos a autonomia e sermos mais colaborativos do que nunca.
Selecionamos alguns materiais de apoio sobre o tema:
Um guia para trabalhar a distância em situações de emergência
Top 20 aplicativos para o trabalho remoto (em inglês)
Como ser produtivo trabalhando em casa
Sabemos que o trabalho remoto não é a realidade de todos e que alguns tipos de trabalho ainda não podem ser feitos de forma remota. Mas quando for possível, queremos mostrar com a experiência do Arredondar que existem ferramentas (muitas gratuitas) para suprir grande parte das necessidades das organizações e criar novas formas de relacionamento com o time nesse período.
Se puder, faça o escritório funcionar em casa!
Equipe Arredondar
